Je mehr Fahrzeuge, Termine und unterschiedliche Abholorte gleichzeitig koordiniert werden müssen, desto anspruchsvoller wird die Fahrtenplanung. Das gilt nicht nur für große Verkehrsunternehmen. Auch kleinere spezialisierte Fahrdienste können täglich eine Vielzahl einzelner Fahrten bearbeiten, die zeitlich voneinander abhängig sind.
Ein besonders anspruchsvolles Beispiel sind Krankenfahrten. Patienten müssen häufig zu festen Terminen in Arztpraxen, Kliniken oder Therapieeinrichtungen gebracht und teilweise später wieder abgeholt werden. Eine speziell auf solche Abläufe ausgerichtete Krankentransport Software kann helfen, die zahlreichen Informationen einer Fahrt zentral zusammenzuführen und für die Disposition nutzbar zu machen.
Aus einzelnen Fahrten entsteht schnell ein komplexer Tagesplan
Auf den ersten Blick scheint die Aufgabe einfach: Eine Person wird an einer Adresse abgeholt und zu einem bestimmten Ziel gefahren. In der Praxis beeinflussen jedoch zahlreiche Termine den Tagesablauf.
Ein Fahrzeug kann morgens zunächst einen Patienten zu einer Behandlung bringen, anschließend eine andere Person abholen und später für die Rückfahrt des ersten Patienten eingeplant sein. Parallel dazu laufen weitere Fahrzeuge mit eigenen Touren.
Kommt es bei einer Fahrt zu einer Verzögerung, muss geprüft werden, ob die nachfolgenden Termine weiterhin eingehalten werden können. Bei einer rein manuellen Planung kann diese Aufgabe schnell unübersichtlich werden.
Wiederkehrende Fahrten sinnvoll verwalten
Eine Besonderheit im medizinischen Fahrdienst sind regelmäßig wiederkehrende Aufträge. Patienten müssen beispielsweise mehrmals pro Woche zu einer Behandlung gebracht werden. Diese Serienfahrten unterscheiden sich von spontanen Einzelaufträgen.
Sie bieten zwar eine gewisse Planbarkeit, belegen aber gleichzeitig feste Kapazitäten im Fuhrpark. Bei der Annahme zusätzlicher Aufträge muss deshalb bekannt sein, welche Fahrzeuge und Fahrer bereits durch wiederkehrende Termine gebunden sind.
Wer solche Fahrten digital verwaltet, kann sie gemeinsam mit den übrigen Aufträgen betrachten. Änderungen müssen dann nicht in mehreren Kalendern oder Listen nachvollzogen werden.
Die Entfernung allein entscheidet nicht über die beste Fahrzeugwahl
Bei der Disposition reicht es nicht immer, einfach das Fahrzeug auszuwählen, das geografisch am nächsten liegt. Entscheidend ist auch, welche weiteren Fahrten bereits geplant sind, wann das Fahrzeug verfügbar wird und welche Anforderungen der jeweilige Auftrag stellt.
Die Leitstelle benötigt deshalb einen möglichst vollständigen Überblick. Erst aus dem Zusammenspiel von Standort, Zeitplan und Auslastung lässt sich eine sinnvolle Entscheidung treffen.
Digitale Systeme können diese Informationen übersichtlich bereitstellen. Der Disponent behält weiterhin die Kontrolle über die Planung, muss die benötigten Daten aber nicht erst aus unterschiedlichen Quellen zusammensuchen.
Kommunikation zwischen Leitstelle und Fahrer vereinfachen
Ein großer Teil der täglichen Arbeit besteht außerdem aus Kommunikation. Fahrer benötigen neue Aufträge, geänderte Adressen oder Hinweise zu Abholzeiten. Gleichzeitig möchte die Leitstelle wissen, ob ein Fahrer unterwegs ist, wartet oder eine Fahrt bereits abgeschlossen hat.
Werden alle Änderungen telefonisch weitergegeben, kann eine Leitstelle schnell mit Rückfragen beschäftigt sein. Digitale Anwendungen ermöglichen dagegen einen unmittelbaren Informationsaustausch zwischen Disposition und Fahrzeug.
Mehr Überblick schafft bessere Entscheidungen
Digitalisierung bedeutet in diesem Bereich nicht, die Entscheidung des Disponenten durch einen Computer zu ersetzen. Vielmehr geht es darum, die benötigten Informationen schneller verfügbar zu machen.
Eine übersichtliche Fahrtenplanung zeigt, wo Fahrzeuge gebunden sind, welche Termine bevorstehen und an welchen Stellen sich Schwierigkeiten entwickeln könnten. Auf dieser Grundlage können Betriebe schneller reagieren und ihren Fuhrpark besser einsetzen.
Gerade bei zeitkritischen Beförderungsleistungen kann ein solcher Überblick entscheidend sein. Denn eine gute Fahrtenplanung zeigt sich nicht nur darin, dass ein Fahrzeug sein Ziel erreicht, sondern auch darin, dass die vielen einzelnen Fahrten eines Tages miteinander funktionieren.